建華集團採用「通商易」精簡採購與財務流程
背景
隨著食品雜貨消費持續增長，建華集團的零售業務亦顯著擴展，目前經營三個超市品牌，共約有1,000個零售店鋪和銷售點。集團旗下的零售業務包括海鮮、肉類、蔬菜、水果及日常用品的批發與零售，從全球搜羅數以千計的產品。
隨著業務擴張，集團在管理採購與財務營運亦面臨挑戰，主因在處理採購與發票流程中，仍以人手及紙張單據為主，影響效率，有機會延誤由採購到付款的過程。
同時，人為錯誤有機會令資料輸入錯誤，導致採購訂單、發票與付款之間出現差異，增加財務對帳的難度。此外，由於發票與付款狀態欠透明度，亦延誤解決付款相關問題。
解決方案
為精簡工作流程，建華集團與GS1 Hong Kong合作，採用以GS1 EDI標準為基礎的B2B電商社群平台「通商易」(ezTRADE)。該平台將集團的採購和財務流程數碼化及自動化，並聚焦三個主要模組：EDI採購訂單(PO)、EDI發票及EDI付款通知書。
集團透過採購訂單生成及傳送予供應商流程電子化，顯著減少了人手輸入及處理時間，估計節省約33%。當訂單發出後，平台即時通知供應商進行確認，有效減少訂單遺漏。
「通商易」支援發票數據與集團ERP系統的無縫整合，實現即時驗證和對帳。取代以往的人手審核程序，員工現可批量驗證及核准供應商發票，預計可節省約50%工時。集團亦以GS1 EANCOM/EDIFACT標準的發票格式，提升數據準確性及流程效率。
對於建華集團的供應商而言，一旦發票完成支付，他們會收到自動生成的付款通知書，使付款狀態更透明，減少付款爭議及查詢。
截至2024年2月，已有超過30家策略供應商及主要零售商透過此平台與集團進行貿易流程自動化，預計2025年將再有約60家供應商加入，屆時平台將涵蓋集團超過60%的發票項目。
效益
GS1 HK的「通商易」平台為建華集團的採購及財務流程帶來變革：
- 運作效能：減省33%人手工序時間，加快採購付款週期。
- 準確度：減少採購單、發票和付款單之間的差異，促進貿易夥伴之間信任。
- 合規性：通過標準化、可追溯的文件管理遵守財務審計標準。
- 可持續發展：減少大量紙張消耗，符合集團的企業可持續發展目標。
應用的GS1標準或方案/服務
• 全球位置編碼 (GLN)
• GS1 EANCOM
• 「通商易」(ezTRADE)
「為配合集團零售業務擴張，我們致力為本地消費者搜羅林林種種的高質產品。採用『通商易』有助我們將大量採購行政工作數碼化和自動化，讓同事專注於為顧客增值的服務，同時減少碳足跡，助我們提升效率、準確性和可持續發展水平。」
Wing Lau
執行董事及首席供應鏈總監
公司簡介
建華集團於香港紮根 25 年，一直以本地商業版圖為基石。集團從一個商業實體發展成業務多元化的企業，當中包括資產增值、零售、食品貿易、餐飲美食及數碼業務等，現於本地管理約 1,000個銷售點。集團目前聘用約 5,000 名員工，整個團隊均盡心、專業並竭力於全方位成就卓越。